Tại Hội nghị đối thoại giữa Bộ Tài chính và doanh nghiệp Hàn Quốc về chính sách thuế, hải quan năm 2024-2025, nhiều quy định mới về hóa đơn, chứng từ điện tử và tem điện tử đã được công bố.

Mở rộng đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử

Nghị định số ngày 20/3/2025 sửa đổi, bổ sung một số điều tại Nghị định số ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn chứng từ đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc mở rộng phạm vi áp dụng hóa đơn điện tử.

Trước đây, chủ yếu doanh nghiệp và tổ chức trong nước mới thuộc diện bắt buộc. Nay, Nghị định bổ sung đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử là: Nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam có hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử và sử dụng loại hóa đơn là hóa đơn giá trị gia tăng

Điểm mới này vừa tạo hành lang pháp lý, vừa giúp cơ quan thuế quản lý minh bạch hơn với các hoạt động xuyên biên giới.

Song song đó, sửa đổi, bổ sung người bán (bao gồm hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh) được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử. Một thay đổi quan trọng nhằm giảm bớt gánh nặng thủ tục cho các đối tượng nhỏ lẻ.

Bổ sung quy định tích hợp biên lai thu phí và hóa đơn điện tử trên cùng một định dạng điện tử để thuận lợi cho người mua hàng hóa, dịch vụ và thuận lợi trong việc triển khai chuyển đổi số.

Nhiều loại hóa đơn mới được bổ sung

Một trong những điểm nhấn của nghị định mới là việc bổ sung và làm rõ các loại hóa đơn:

Bổ sung quy định về loại hóa đơn của doanh nghiệp chế xuất: doanh nghiệp chế xuất có hoạt động kinh doanh khác (ngoài hoạt động chế xuất) khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng hóa đơn bán hàng, khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng.

Hóa đơn thương mại điện tử lần đầu tiên được quy định chính thức. Đây là hóa đơn áp dụng đối với các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân (người xuất khẩu) có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài mà người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế. Hóa đơn thương mại điện tử đáp ứng quy định về nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này và quy định về định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

Trường hợp người xuất khẩu không đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế thì lựa chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.

Việc bổ sung này sẽ góp phần chuẩn hóa hệ thống hóa đơn cho các tình huống đặc thù, đồng thời hỗ trợ tốt hơn cho hoạt động thương mại quốc tế.

Thời điểm lập hóa đơn cụ thể và linh hoạt hơn

Một loạt quy định mới được đưa ra nhằm giải quyết tình trạng chưa thống nhất về thời điểm lập hóa đơn. Chẳng hạn:

Với hàng hóa xuất khẩu, doanh nghiệp được tự xác định thời điểm lập nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

Đối với dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài như đối với dịch vụ trong nước thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Một số ngành đặc thù như bảo hiểm, xổ số, casino, ngân hàng, vận tải… có quy định riêng. Ví dụ, kinh doanh vé số phải lập hóa đơn sau khi thu hồi vé chưa tiêu thụ, còn casino thì lập trong vòng 1 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày kinh doanh...

Ngoài ra, Bộ Tài chính cũng bãi bỏ nhiều thủ tục rườm rà trước đây, như:

Bỏ quy định về thời điểm lập hóa đơn cuối ngày đối với hoạt động kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng nhưng việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh thực hiện tại trụ sở chính.

Bỏ quy định lập hóa đơn tổng cuối ngày hoặc cuối tháng đối với các dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử, dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện cho người mua là cá nhân không kinh doanh, không có nhu cầu lấy hóa đơn.

Điều này giúp doanh nghiệp giảm áp lực hành chính, đồng thời bảo đảm tính kịp thời của dữ liệu thuế.

Nội dung hóa đơn minh bạch, bớt rườm rà

Bổ sung nội dung thông tin người mua, ngoài thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế thì sử dụng số định danh cá nhân của người mua hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách.

Bổ sung nội dung tên hàng hóa, dịch vụ: đối với kinh doanh dịch vụ ăn uống thì trên hóa đơn thể hiện mặt hàng ăn, uống; trường hợp kinh doanh vận tải thì trên hóa đơn phải thể hiện biển kiểm soát phương tiện vận tải, hành trình (điểm đi-điểm đến); đối với doanh nghiệp kinh doanh vận tải cung cấp dịch vụ vận tải trên nền tảng số, hoạt động thương mại điện tử thì phải thể hiện tên hàng hóa vận chuyển, thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh người gửi hàng.

Ngoài ra, quy định mới cho phép một số hoạt động đặc thù không bắt buộc đầy đủ thông tin người mua. Ví dụ, hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký số của người mua. Một số nội dung không nhất thiết phải có trên hóa đơn điện tử của hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng: tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua.

Bộ Tài chính cũng bổ sung khả năng tích hợp hóa đơn và biên lai trên cùng một định dạng điện tử. Đây là bước tiến quan trọng trong tiến trình chuyển đổi số, giúp người tiêu dùng thuận tiện hơn khi lưu trữ và sử dụng chứng từ.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Một điểm thay đổi lớn là việc mở rộng đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 1 Điều 51 có mức doanh thu hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên, khoản 2 Điều 90, khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam).

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền sẽ chứa thông tin cơ bản về người bán, người mua, hàng hóa dịch vụ, thời điểm lập, cùng mã xác thực từ cơ quan thuế. Người bán gửi hoá đơn điện tử cho người mua bằng hình thức điện tử (tin nhắn, thư điện tử và các hình thức khác) hoặc cung cấp đường dẫn hoặc mã QR để người mua tra cứu, tải hoá đơn điện tử, tạo sự tiện lợi tối đa.

Điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử dễ dàng hơn

Bổ sung 2 trường hợp được cấp hóa đơn điện tử (hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng) có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh là: Doanh nghiệp đang làm thủ tục phá sản nhưng vẫn có hoạt động kinh doanh dưới sự giám sát của Tòa án; doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong thời gian giải trình hoặc bổ sung tài liệu.

Một thay đổi đáng chú ý là bỏ quy định hủy hóa đơn đã lập sai. Thay vào đó, doanh nghiệp được phép lập hóa đơn để thay thế hoặc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn đã lập sai trong cùng tháng của cùng 1 người mua.

Quy định rõ: Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập sai thì cơ quan thuế thông báo cho người bán để người bán kiểm tra nội dung sau và có trách nhiệm rà soát theo thông báo của cơ quan thuế và thực hiện điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo quy định. Quy định mới giúp tăng tính chủ động cho người nộp thuế, đồng thời giảm áp lực hành chính.

Bổ sung trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Ngoài 07 trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã được quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP bổ sung một số trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

Người nộp thuế tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo văn bản gửi cơ quan thuế; hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chuyển đổi phương pháp từ kê khai sang phương pháp khoán hoặc nộp thuế theo từng lần phát sinh theo thông báo của cơ quan thuế;

Có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ bị cơ quan chức năng khởi tố; cơ quan công an, viện kiểm sát, tòa án có văn bản đề nghị cơ quan thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử;

Cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế người nộp thuế có hành vi vi phạm pháp luật về thuế và hóa đơn;

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thay đổi ngành nghề kinh doanh dẫn đến không đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì cơ quan thuế ra thông báo người nộp thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Trong quá trình thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp có hành vi trốn thuế, doanh nghiệp được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế theo quy định thì cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử; doanh nghiệp bị xử lý theo quy định.

Người nộp thuế có hành vi trốn thuế; người nộp thuế thuộc diện rủi ro rất cao theo mức độ rủi ro người nộp thuế thì cơ quan thuế thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Quy định mới về chứng từ điện tử

Nghị định số 70/2025/NĐ-CP đã bổ sung loại chứng từ: chứng từ khấu trừ thuế đối với hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số. Sửa đổi, bổ sung tại Điều 31 quy định thời điểm lập chứng từ, thời điểm ký số trên chứng từ. Quy định cụ thể về nội dung chứng từ thuế thu nhập cá nhân, sửa đổi bổ sung nội dung của biên lai.

Đồng thời, Nghị định bổ sung đối tượng đăng ký sử dụng chứng từ điện tử là tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khấu trừ thuế đối với hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số. Quy định cụ thể đối tượng đăng ký sử dụng trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử gồm: tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ tổ chức, cá nhân trả thu nhập không thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử. Bổ sung quy định về định dạng chứng từ điện tử và xử lý chứng từ điện tử đã lập theo nguyên tắc tương tự xử lý hóa đơn điện tử đã lập quy định tại Điều 19.